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重庆大学办公自动化系统管理办法(试行)
 

第一条 办公自动化系统(以下简称OA系统)是覆盖学校机关部(处)、学院及直属单位的综合性办公信息管理系统,是数字化校园的重要组成部分,是学校推行无纸化办公、提升信息化管理水平的重要平台与重要载体。

第二条 学校按照“安全实用、逐步完善”的原则建设OA系统。

第三条 为保障学校OA系统能够顺利推广应用、安全稳定运行和科学规范管理,制定本办法。

第二章 系统的结构功能

第四条 学校OA系统参照教育部办公自动化系统的技术平台要求,采用浏览器/服务器结构作为基本运行平台和信息交换基础。

第五条 学校OA系统服务器用于存放所有办公数据和文件信息;浏览器用于展现和处理这些数据信息的窗口,供学校领导、机关部(处)、学院及直属单位进行信息的查阅、输入、修改、传送与发布等。

第六条 学校OA系统涉及的客户计算机,其最低要求配置需满足Windows95/98/2K系统的正常运行并与校园网连通,且硬盘盈余空间在200MB以上。

第七条 目前,学校OA系统主要包括公文管理、会议管理、公共信息、事务管理、档案管理、邮件系统以及短信收发等功能模块,基本上能够满足网络办公的需要。

第三章 系统的组织管理

第八条 校长办公室是学校OA系统的主管部门,在主管校领导的领导与指导下,负责学校OA系统建设的协调与管理工作。结合数字化校园建设,制定系统建设计划并负责组织实施;制定系统的有关管理制度,实行严格管理,保证系统规范、有序运行。

校长办公室设OA系统管理员一名,具体负责系统日常运行的管理,制定系统建设方案,组织开展对各单位系统管理员、公文中转人的培训工作。

第九条 学校机关部(处)、学院及直属单位是OA系统的使用部门,要确定一名处级领导干部分管本单位OA工作。同时,指定一名OA系统管理员和一名OA系统公文中转人(两者可以兼任),负责本单位OA系统的管理和日常办公信息的处理。

第十条 OA负责人工作职责

()负责本单位办公自动化系统的规划和建设;

()组织完成学校办公自动化建设和应用推广的各项任务;

()负责组织本单位使用系统人员的培训;

()负责本单位办公自动化系统的安全和保密工作;

()对本单位系统管理员和公文中转人的工作进行督促和检查;

()负责本单位办公自动化工作其他有关事宜。

第十一条 系统管理员工作职责

()负责本单位在办公自动化系统中信息的维护,保证单位组织机构信息和人员信息以及用户管理范围、公文中转人等系统信息设置的完整与准确;

()负责培训和指导本单位人员对办公自动化系统的使用操作;

()妥善保管密码,防止失窃失密;

()确保本单位办公网络安全、畅通;

()接受学校办公自动化建设和应用管理单位的业务指导;

()处理本单位办公自动化工作其他有关事务。

第十二条 公文中转人工作职责

()负责本单位OA系统电子文书信息(待办公文、正式公文、会议申请等)的传递、分发、清理及内部归档等方面的办理与管理工作;

()负责本单位与其他单位在OA系统中的电子文书信息的互相传递(发送、接收)工作,确保信息处理及时、准确、畅通。

第四章 系统的信息管理

第十三条 学校OA系统中的信息主要分为事务文书信息、公文信息和公共信息。

第十四条 事务文书信息由有权限的单位用户发布,供所有用户浏览。发布者对发布的信息的准确性与合理性负责。

第十五条 学校OA系统中各种公文的处理,应严格执行国家和学校有关规定。各单位在OA系统中发布信息,须经本单位负责人审核同意。单位负责人须对本单位在系统中发布的通知、简报等文书内容严格把关,并对其真实性和严肃性负责。

第十六条 以电子文件形式在OA系统中流转、发布的各类校内公文,学校不再使用和接收各单位就其制作的纸质公文。学校电子公文与原有纸质公文具有同等效力。

第十七条 各单位系统管理员应加强对本单位的系统信息的维护与管理,及时添加、删除或修改本单位的有关系统信息,确保系统信息准确与完整。

第十八条 各单位公文中转人应在每个工作日的上班时间登陆OA系统,及时、准确处理各类文书信息,确保学校政令畅通。

第十九条 学校OA系统是全校网络办公系统,应保持其严肃性,不得在系统中随意发布各类信息,特别是发布与办公无关的信息。校园网上私人书信来往或文件交换,应通过学校邮件系统进行。

第五章 系统的用户管理

第二十条 学校OA系统用户根据不同的工作职能,拥有不同的权限。学校逐步扩大OA系统使用的用户范围,力争早日向全校教职工开放。

第二十一条 学校OA系统用户分为普通用户和管理员用户。每个用户拥有唯一的用户名。因初设用户口令相同,初始用户登录后应尽快修改,以确保用户安全。

第二十二条 学校OA系统普通用户享有使用自己权限范围内的系统功能模块,同时有责任及时阅知系统文件信息,阅办系统办理流程中的待办文件。普通用户超过3个月不登陆OA系统时,其帐号将被自动冻结。

第二十三条 学校OA系统管理员用户是以校属各单位命名、拥有网上处理单位事务权限的用户。管理员用户应正确、合理地使用系统分配的权限,及时、准确地处理系统文件信息,积极协助学校开展OA系统的应用推广工作。

第二十四条 学校OA系统用户群组可根据单位或个人需要,由用户自行添加设置形成,向群组发送信息,但不得在系统中擅自向其他用户发送信息,特别是发送无效信息。

第二十五条 学校OA系统管理员用户由校长办公室统一注册、修改、删除,普通用户由各部门系统管理员负责注册、修改、删除;跨部门人员调动,由校长办公室OA系统管理员统一负责修改。

第六章 系统的安全管理

第二十六条 学校OA系统所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网络管理的有关规定。

第二十七条 学校对OA系统的安全实行单位领导责任制。各单位主要负责人对本单位OA系统信息的安全保密工作负责。

第二十八条 学校OA系统所有用户不得利用系统从事危害国家、集体和他人合法利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第二十九条 学校OA系统所有用户应按规定权限阅读和使用系统提供的信息,不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。OA系统用户口令应经常更改并保守秘密,避免请他人代为使用或输入口令等,以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。因口令丢失或被盗用而引起的后果,由用户本人承担。

第三十条 学校OA系统所有用户均负有对系统信息保密责任,不得随意发布涉及国家和学校机密及其它不宜发布的信息。

第七章 系统的技术保障

第三十一条 信息与网络管理中心是学校OA系统技术保障部门。具体负责系统的开发与建设、系统运行所需软件与设备的购置、系统运行的技术支持,具体实施对公文管理员的培训工作。

第三十二条 校内各单位与学校OA系统服务器连接的校园网络的正常运行,由信息与网络管理中心负责提供技术支持。

第三十三条 学校OA系统中所需办公软件的使用,必须遵守知识产权的有关法律法规。

第八章 责任与处罚

第三十四条 为保障学校OA系统的硬件、软件和信息的安全和系统的正常运行,所有用户应严格遵守本办法的规定。违者,学校将视其情节采取相应的处罚措施。

第三十五条 不执行或怠于执行本办法的规定,影响OA系统文件信息正常接收、处理,导致系统不能正常运行的,学校对单位予以通报批评,对有关责任人由单位纳入学年考核中处置。

第三十六条 违反本办法的规定,给国家、集体或他人合法权益造成损失的,应当依法承担责任。

第九章

第三十七条 学校将OA系统的推广使用情况纳入各单位年度考核指标。

第三十八条 本办法由校长办公室负责解释。

第三十九条 本办法自发布之日起试行。

  重 庆大 学

二OO七年十二月二十日

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